Anställdas personuppgifter

Primär användning

Mittuniversitetet har i egenskap av arbetsgivare en långtgående skyldighet via lagar, förordningar, föreskrifter och kollektivavtal att behandla personuppgifter som rör universitetets anställda. Universitetet kommer därför att behandla personuppgifterna som framgår av anställningsavtalet samt andra personuppgifter som är relevanta för din anställning i bland annat universitetets personal- och löneadministrationssystem. Mittuniversitetet kommer även att lämna lagstadgad information till exempelvis andra myndigheter såsom Skatteverket och Försäkringskassan men även till myndigheter som via exempelvis deras regleringsbrev fått olika uppföljningsuppdrag från regeringen. Mittuniversitetet kan även lämna ut information inom ramen för olika projekt eller uppdrag som helt eller delvis har externa finansiärer.

Personuppgifter behandlas för att möjliggöra myndighetens lönebildning och lönestatistik, för att hantera löner inklusive de lönepåverkande faktorerna såsom information om sjukfrånvaro, föräldraledighet, semestrar, förmåner med mera samt det praktiska i lönehanteringen. Universitetet använder också personuppgifter från personalen för att hantera myndighetens ekonomi, budget och uppföljning, behörighetshantering samt vid tjänsteplanering. Detta i syfte att bedriva en resurseffektiv verksamhet.

Mittuniversitetet är en myndighet och har skyldighet att bland annat följa reglerna för allmänna handlingar, myndigheternas arkiv och offentlig statistik. Universitetet kommer därför även att behandla personuppgifterna på de sätt som krävs för att kunna följa gällande lagstiftning, exempelvis vid begäran om allmänna handlingar.

Mittuniversitetet har en skyldighet att lämna information angående bland annat lön till de fackförbund universitetet har kollektivavtal med för att förbunden ska kunna bedriva den fackliga verksamheten. Efter att informationen har överlämnats övergår personuppgiftsansvaret för dessa till de fackliga organisationerna.

Övrig användning

Alla anställda har ett kort och en nyckel för att kunna ta sig in i olika låsta områden. Inpasseringskortet möjliggör även identifiering vid olika situationer, exempelvis vid användning av universitetets utskriftssystem. Syftet med inpasseringssystemet är att trygga medarbetarnas arbetsmiljö och begränsa tillgången till lokalerna utefter behov. När kort eller nyckel används sker en registrering av detta.

Personalkontot vid Mittuniversitetets datorsystem innebär att uppgifter som rör kontot, såsom exempelvis användarnamn och lösenord, registreras och det är sedan möjligt att följa exempelvis inloggningar till och från enskilda anställda. Regler för användande av Mittuniversitetets datorresurser finns i den ansvarsförbindelse som en anställd undertecknar för att få ett konto samt i svensk lagstiftning. För att bland annat kunna ge Mittuniversitetets datoranvändare effektiv hjälp i olika system registreras också personuppgifter för att tillhandahålla användarstöd.

För att sprida information om Mittuniversitetets verksamhet och anställda kommer universitetet att via universitetets webbsida publicera personuppgifter om anställda såsom namn, kontaktuppgifter till arbete, befattning/titel/funktion med mera. Vilka uppgifter som är synliga kan du i hög grad styra själv via ”din personliga sida” i medarbetarportalen.

Frivillig information

Det finns en möjlighet för universitetets anställda att lämna information i personalverktyget angående närmast anhörig med mera. Detta är helt frivilligt.  Det är även helt frivilligt för de allra flesta att ha en bild synlig på webben/i online-möten etcetera. Det finns några mer publika funktioner där allmänheten kan förvänta sig att det finns en bild; rektor, prorektorer, avdelningschefer, studievägledare med mera. Gemensamt för dessa är att det är rimligt att den som vill ta personlig kontakt med dessa roller i förväg ska kunna ta reda på hur personen man ska träffa ser ut.

När behandling upphör

När Mittuniversitetet inte behöver dina personuppgifter längre kommer de att gallras/förstöras i de fall då detta är tillåtet i enlighet med regelverket för arkiv (bland annat arkivlagen och Riksarkivets föreskrifter). I de fall där regelverket inte tillåter detta kommer informationen att bevaras och arkiveras.

Rättigheter

Du som anställd har enligt artikel 15 i EU:s dataskyddsförordning rätt att få kännedom om och fullständig tillgång till de personuppgifter som Mittuniversitetet behandlar angående dig. En sådan ansökan skickas till universitetets dataskyddsombud, sök på www.miun.se på ”dataskyddsombud” för aktuella kontaktuppgifter.

Har du frågor om eller vill diskutera användningen av dina personuppgifter är du välkommen att höra av dig till antingen dataskyddsombudet eller en av universitetets jurister. Du kan även vända dig till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten.